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目指せ!カリスマFirstClass管理者
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エンドユーザへのアイデア:受信メールの自動振り分け
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毎日何通も届くメールを、種類ごとに自動的に分類して保存しましょう。FirstClassのメールルールでは、件名や本文、差出人など、様々な条件に基づき思い通りに詳細な設定を行うことが出来ます。設定したルールにより、自動的に受信メールが指定したフォルダに振り分けられるので、大量の受信メールも簡単に管理できるようになります。


81903_22607_2.png受信メールの自動振り分け

対応バージョン: FirstClass 8.3以上

対象: すべてのユーザ    

必要なスキルレベル:  9203_22654_2.png(標準)

使用するFirstClass機能:
9203_24337_3.pngメールルール
9203_24337_3.png会議室

9203_31709_1.png要約

たくさんのメールを受信すると、整理するのが大変になります。FirstClassのメールルールを利用して、メールを送信者や件名などに基づき自動的に別のフォルダにまとめることができます。メールルールを利用して、スパムの自動削除を行うことも可能です。

9203_31709_1.png


Husky Planes社のセールス・マーケティング部門のマネージャーMichael Green氏には、毎日大量のメールが届きます。そこで、メールボックスを整理しやすくするために、メールルールを設定しました。

初めに、メールの受信先として以下のフォルダと会議室を作成しました。受信先となるフォルダがルールを設定する前に作成されていない場合、正しく動作しませんのでご注意ください。


[プライベート]フォルダ
    プライベートのメールを受信します。

[ニュースレター]フォルダ
    ニュースレターやメールマガジン等を受信します。

[ABCプロジェクト]フォルダ
    進行中のプロジェクトに関連するメールを受信します。

[Fax]フォルダ
        Faxを受信します。

[削純]会議室
    スパムメールなどの迷惑メールや、削除したいメールを受信します。
20070719_161420_0.pngポイント
[削除]については、有効期限を設定できるので、フォルダではなく会議室を利用します。

81203_42521_14.png注意
Michael氏は、この[削除]会議室のアイテムの有効期限を2日間に設定してあります。一日の終わりに、間違えて重要なメールが削除されてしまわないかをチェックします。休暇を取る場合はこの有効期限の設定を変更し、休暇中に必要なメールが消えてしまわないようにします。

次に、受信メールを振り分けるために5つの詳細メールルールを作成します。
1.メールボックスのアクティブウィンドウより ツール > ルール を選択し、メールルールフォルダを開きます。
2.以下のルールを作成するために、ファイル > 新規作成 > 新規詳細ルール をクリックします。

プライベートメールの振リ分け
最初のメールルールはプライベートメール用です。家族や友人のメールをまとめます。
20070725_131946_0.png

ニュースレターの振り分け
2つ目のルールはニュースレター用です。購読中のニュースレターや、メールマガジン等をまとめます。
20070719_113408_2.png

プロジェクト関連メールの振り分け
3つ目はプロジェクト関連メール用です。件名や本文に「ABC」が含まれているものを、「ABCプロジェクト」フォルダに移動します。
20070719_112846_0.png

Faxの振り分け
4つ目はFax用のルールです。
20070724_115205_0.png


不要なメッセージの削除
最後のメールルールは、削除対象のメール用です。スパムメール等を振り分けます。
20070720_181745_0.png
この他のメールは全て受信ボックスに届きます。

81203_42521_14.png注意
一覧上でそれぞれのルールが表示される順番は重要です。。登録したルールの一覧の上にあるルールから順番に、該当するメールがないかチェックします。見つからなければ次のルールでチェックし、該当するメールがあればそのメールはチェックの対象から外れます。設定したルールに該当する条件が何もなければ、そのメールは受信ボックスに届きます。ルールの順番は、一覧上でドラッグ&ドロップを行い変更できます。ルールの順番を変更した際は一度ルール一覧のウィンドウを閉じ、もう一度開いて正しい順番で表示されているか確認してください。
20070724_144847_1.png
今回登録したルールの一覧
20070719_140819_7.png

9203_31709_1.pngバリエーション
スパム対策にメールルールを使用する代わりに、基本設定のジャンク設定を利用する方法もあります。しかし、メールルールを使用する方法の方が、細かい設定をしたり頻繁にチェックしたりするので、どのメールを受信拒否しているのかを把握しやすくなります。そのため、重要なメールをスパムと間違えて削除してしまうようなこともなくなります。

Michael氏はメールをさらに管理しやすくために、送信メールも自動振り分けされるように設定しています。その方法はこちらをご覧下さい。

休暇中の受信メールを管理するために Michael氏はさらに休暇中用のルールを設定しています。その方法はこちらをご覧下さい。


Copyright 2007 by Open Text Corporation.

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