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目指せ!カリスマFirstClass管理者
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エンドユーザへのアイデア:送信メールの管理
2007年 7 月 30日 月曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
送信メールを一つのフォルダに保存するのではなく、種類ごとに自動的に分類して保存することができます。FirstClassのメールルールで設定した条件に基づき、送信メールが自動的にフォルダに振り分けられて保存されます。送信メールの管理に有効に活用しましょう。         


81903_22607_2.png送信メールの管理


対応バージョン: FirstClass 8.3

対象: すべてのユーザ    

必要なスキルレベル: 9203_22654_2.png(標準)

使用するFirstClass機能:
9203_24337_3.pngメールルール
9203_24337_3.png会議室

9203_31709_1.png 要約

メールボックス内のメールの量は増えすぎていませんか?より簡単にメールを参照する方法が必要なのではないでしょうか。FirstClassの送信ルールを利用して、送信メールを整理しましょう。

81203_42935_18.pngポイント

フォルダに転送するのではなく、メールボックス内にメールを保存しておきたい場合は、メニューバーの 表示 > フィルタリング表示 から、受信メール、送信メール、未読メール、未送信メールを選んで表示させることも可能です。 さらに詳しい説明をご覧になりたい方はこちらをご参照ください。

9203_31709_1.png

Husky Planes社のセールス・マーケティング部門のマネージャーMichael Green氏は、毎日大量のメールをやり取りしています。そこで、いくつかのメールルールを設定し、送信メールをまとめ、メールボックスを整理することにしました。

初めに、送信メールの種類ごとによ4つのフォルダを作成しました。保存先となるフォルダがルールを設定する前に作成されていない場合、正しく動作しませんのでご注意ください。

[会議室への投稿]フォルダ
会議室に投稿したメールを保存します。

[ABCプロジェクト]フォルダ
ABCプロジェクト関連の送信メールを保存します。

[プライベート]フォルダ
家族や友人など、プライベートな送信メールを保存します。

[送信メール]フォルダ
上記以外の、送信メールを保存します。

次に、それぞれのメールを各フォルダに振り分けるための4つのメールルールを作成しました。
メールルールを作成するには、以下の操作を行ってください。
1.メールボックスのアクティブウィンドウより ツール > ルール を選択し、メールルールフォルダを開きます。
2.以下のルールを作成するために、ファイル > 新規作成 > 新規詳細ルール、または ファイル > 新規作成 > 新規送信ルール をクリックします。


81203_42521_14.png注意

一覧上でそれぞれのルールが表示される順番は重要です。登録したルールの一覧の上にあるルールから順番に、該当するメールがないかチェックします。見つからなければ次のルールでチェックし、該当するメールがあればそのメールはチェックの対象から外れます。設定したルールに該当する条件が何もなければ、そのメールは送信ボックスに保存されます。ルールの順番は、一覧上でドラッグ&ドロップを行い変更できます。ルールの順番を変更した際は一度ルール一覧のウィンドウを閉じ、もう一度開いて正しい順番で表示されているか確認してください。
20070724_144847_1.png
登録されたルールの一覧
20070720_181430_2.png

以下は、作成した送信ルールの一例です。

会議室に投稿したメールの振り分け
これは、送信メールが会議室に送られたものかをチェックするためのルールです。このルールに該当したメールは、会議室への投稿フォルダに保存されます。
20070720_175010_0.png

ABCプロジェクト関連メールの振り分け
この詳細ルールは、そのメールの件名や本文に「ABC」という言葉が含まれているかをチェックします。該当するメールは自動的にABCプロジェクトフォルダに保存されます。
20070720_175653_1.png

プライベートメールの振り分け
この詳細ルールは、そのメールがプライベートなメールかどうかをチェックします。送信先をチェックし、プライベートメールと判断します。該当するメールがあれば、自動的にプライベートフォルダに保存されます。
20070720_180416_0.png

その他のメールアドレスに送られたメールを振り分け
この送信ルールで、上記の条件に該当しないメールを自動的に送信メールフォルダに保存します。
20070720_180933_1.png
9203_31709_1.pngバリエーション
Michael氏はメールをさらに管理しやすくするために、受信メッセージも自動振分けされるように設定しています。その方法はこちらをご覧下さい。


Copyright 2007 by Open Text Corporation.

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