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目指せ!カリスマFirstClass管理者
エンドユーザへのアイデア:カレンダーを利用して備品や場
2008年 4 月 30日 水曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
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エンドユーザへのアイデア:ワークスペースの活用
2007年 7 月 17日 火曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
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エンドユーザへのアイデア:受信メールの自動振り分け
2007年 7 月 30日 月曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
毎日何通も届くメールを、種類ごとに自動的に分類して保存しましょう。FirstClassのメールルールでは、件名や本文、差出人など、様々な条件に基づき思い通りに詳細な設定を行うことが
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エンドユーザへのアイデア:送信メールの管理
2007年 7 月 30日 月曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
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エンドユーザへのアイデア:休暇中の受信メール自動管理
2007年 7 月 30日 月曜日 0:00 +0900作成者: Webmaster
休暇や出張などで長期間メールを確認できないような状況でも、重要なメールが転送されるように設定したり、あらかじめ作成したメッセージを自動的に返信したりすることができます。受信メールの件名、本文、差出人など、詳細な条件でルールを設定することができます。              



81903_22607_2.png休暇中の受信メール自動管理

対応バージョン: FirstClass 8.3以上

対象: すべてのユーザ

必要なスキルレベル:  9203_22654_2.png(標準)

利用するFirstClass機能:
9203_24337_3.pngメールルール
9203_31709_1.png要約

もし長期休暇中に、進行中のプロジェクトに関わるメールなど、重要なメールが届いたらどのように対処すればよいでしょうか。FirstClassのメールルールを使用すれば、同じプロジェクトに関わるメンバーに自動でメールを転送したり、あらかじめ作成しておいたメッセージを送信者に自動返信したりすることができます。携帯電話に転送したい場合は、文字数を指定することも可能です。

9203_31709_1.png

Husky Planes社のセールス・マーケティング部門のマネージャーMichael Green氏は、明日から休暇を取ることになっていて、休暇中も仕事を円滑に進めたいと思っています。受信メールに対しては、整理しやすいようにいくつかのメールルールをすでに設定しています。そして、休暇中に届くメールに対応するため、一時的に以下のようなメールルールを設定しました。

ABCプロジェクトに関するメールは、同じプロジェクトメンバーのStanley Cross氏にリダイレクトする。
XYZプロジェクトに関するメールは、携帯電話に転送メッセージを送る。
その他のメールには、自動返信を行う。

メールルールを作成するには、以下の操作を行ってください。
1.メールボックスのアクティブウィンドウより ツール > ルール を選択し、メールルールフォルダを開きます。
2.以下のルールを作成するために、ファイル > 新規作成 > 新規詳細ルール、または ファイル > 新規作成 > 新規受信ルール をクリックします。

リダイレクトメール
最初のルールは、ABCプロジェクト関連のメールを Stanley Cross氏にリダイレクトするためのものです。同時に、メールのコピーをABCプロジェクトフォルダにコピーします。
20070726_173157_2.png


重要なメールの扱い
次のルールでは、XYZプロジェクトに関連するメールが届いた時に、携帯電話に転送するように設定しました。携帯電話にあわせ、文字数を制限することが可能です。
メール受信後すぐにメールが転送されるので、大切なメールを即座に確認することができます。
20070726_171437_1.png

81203_42935_18.pngポイント
メニューバーの 編集 > 基本設定 > メッセージタブ > 携帯電話タブで、あらかじめ携帯電話への転送について設定をしておくことができます。
携帯電話のアドレス、転送メールに含める内容、文字数などを指定することができます。なお、携帯電話に転送する場合の文字数は、500バイトまでです。
20070720_165725_3.png

その他のメールへの自動返信
上記のルールに該当しないメールには、すべて自動返信メールを送ります。
20070720_171151_5.png
メールルールを順番に並べる
メールルールを作成したら、そのルールが正しく適用されるように各ルールを適した順番で並べなければなりません。そのため、Michael氏があらかじめ作成していた受信ルールは、下記の様にリストアップされています。

81203_42521_14.png注意
一覧上でそれぞれのルールが表示される順番は重要です。登録したルールの一覧の上にあるルールから順番に、該当するメールがないかチェックします。見つからなければ次のルールでチェックし、該当するメールがあればそのメールはチェックの対象から外れます。ルールの順番は、一覧上でドラッグ&ドロップを行い変更できます。ルールの順番を変更した際は一度ルール一覧のウィンドウを閉じ、もう一度開いて正しい順番で表示されているか確認してください。
20070724_144847_1.png



休暇中の一時ルール作成前(通常)
rules.png

休暇中の一時ルール作成後
20070720_182157_0.png

81203_42935_18.pngポイント

・「削除」ルールにより、該当するメールは設定した会議室に保存されます。通常は2日間保存した後、自動的に削除されるように設定しているのですが、休暇中は一時的に有効期限を「無期限」にしておきます。そうすれば、休暇明けに全てのメールを確認することが可能です。
・「StanleyにABCプロジェクトをリダイレクト」が「ABCプロジェクト」よりも上に表示されています。これは「StanleyにABCプロジェクトをリダイレクト」が「ABCプロジェクト」を上書きしている状態です。このようにしないと、リダイレクトのルールが優先的に適用されません。
休暇が明けたら、このルールを削除すれば通常の状態に戻りますし、削除をしないで無効にしておけば、次の休暇のときにまた利用することができます。

9203_31709_1.pngより詳しい説明へ
Michael氏があらかじめ設定していた受信ルールについての詳細はこちらをご覧下さい。


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