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エンドユーザへのアイデア：カレンダーを利用して備品や場

Wednesday, April 30, 2008 12:00 AM +0900

By: Webmaster

プレゼンテーションを行う時、あるいは会議を開く時など、会議室の予約はどのように行っていますか？また、プロジェクターやスクリーンなどの備品はどのように予約をしていますか？もし、貸出し申込書に記入したり、予約帳を確認したりといった作業をしているなら、ぜひFirstClassのカレンダーを利用してみてください。このような手間をすべて省くことが出来ます。

エンドユーザへのアイデア：カレンダーを利用して備品や場所を確保する

対応バージョン: FirstClass 7.1以上

対象: すべてのユーザ

必要なFirstClassスキル:(簡単)

使用するFirstClass機能:

共有カレンダー

要約

プレゼンテーションを行ったりミーティングを開いたりする時に、場所や備品の確保を簡単に行える方法をご紹介します。個々の参加者にメールを送ったり、備品使用にあたって申込書を記入したりする手間を省くことが出来ます。FirstClassの共有カレンダーを利用すれば、参加者への呼びかけや、プロジェクターなどの備品予約、場所の確保を簡単に行うことが出来ます。

以下は、会議などを開く時の今までの一般的な流れと、FirstClassを使用した場合の流れとの比較です。

例

Husky Planes社のセールス･マーケティング部門のマネージャーMichael Green氏は、年に数回、営業部隊のメンバーに向けて新製品のプレゼンテーションを行います。たいてい、スライドとプロモーションＤＶＤを併用してプレゼンテーションを行います。

プレゼンテーションの予定を入れることと、参加者への呼びかけ、会議室と使用する備品の予約は、すべて一度にまとめて行うことが出来ます。デスクを離れて、会議室利用予定表などを確認しに行く必要もありません。FirstClassを使用して、以下の方法で簡単に行うことができます。

1: スケジュールを書き込む

初めに、プレゼンテーションを行う日時を、セールス･マーケティング部門の共有カレンダーに書き込みます。

2: 備品、場所の予約をする。

プレゼンテーションで使用したい備品や会議室には、それぞれカレンダーが作成してあります。予定を書き込む時に、[参加者]タブの[備品/場所]タブに使用したい備品や場所のカレンダー名を入力します。使用したい時間が、他の誰かの希望と重なっている場合はすぐに表示されます。この例では、プレゼンテーションの場所として第二会議室を予約しています。同様に備品は、大画面テレビ、DVDプレイヤー、プロジェクターを予約しました。

[備品/場所]に書き込まれたそれぞれの備品カレンダー、場所カレンダーには、新しいイベントとして予定が表示されます。総務部の担当者は、そのカレンダーを見て予約の入った備品を用意します。

以下は「プロジェクター1」カレンダーの様子です。

4: 参加者を招集する。

参加者の招集は、[参加者]タブ内の[参加者]タブにあるフィールドに参加者を入力することで行えます。ここでも、備品カレンダーや場所カレンダーと同様に、招集したい人が同じ時間に別の予定が入っていないかすぐに確認することができます。もし重複していれば、時間を変更して調整することが可能です。備品カレンダーや場所カレンダーの時間も自動的に変更されます。招集されたユーザは、個人カレンダーに新規予定として表示されます。

バリエーション

プレゼンテーションの前に渡しておきたい資料などがある場合は、この予定にファイルを添付したり、テキストを入力したりすることも出来ます。

ここでは、添付ファイルの添付と共にテキストフォームに進行予定を記載しています。